Управление деятельностью руководителя: -- организация ежедневного графика, приоритизация входящих запросов - прием, фильтрация и распределение входящих звонков, подготовка материалов к совещаниям. Контроль исполнения более 200 поручений в месяц, что обеспечивало своевременное выполнение решений. Блок 1 (для раздела «Опыт работы», компания Промышленные инвестиции) По поручению руководителя регулярно замещала помощника Президента компании, выполняя его функции в период отсутствия: контролировала поручения первого лица, взаимодействовала с руководителями подразделений от его имени, обеспечивала непрерывность административных процессов на высшем уровне управления. - Имею практический опыт работы с первыми лицами: на регулярной основе замещала помощника Президента компании, обеспечивая бесперебойную работу высшего руководства. Оптимизация документооборота и архива: -- полный цикл работы с входящей/исходящей корреспонденцией и внутренними документами (оформление, регистрация, рассылка, архивирование). Ведение деловой переписки. Формирование и обеспечение сохранности документов согласно номенклатуре. Достижение: Разработала систему классификации документов (по типу документа, по степени конфиденциальности, по срокам хранения), что сократило время на поиск документов на 65% и уменьшило количество потерянных документов на 95%. Организация деловых поездок и визовая поддержка: -- полное сопровождение деловых поездок (бронирование билетов, авто, отелей). Подготовка пакетов документов для получения виз (Китай, страны Шенгена и другие) для сотрудников и руководства. Оформление всей командировочной документации. Достижение: Оптимизировала процесс оформления командировок (создала базу проверенных поставщиков услуг, настроила интеграцию с сервисами бронирования), что позволило сократить время на организацию командировок на 40% и снижение количества ошибок при бронировании на 80%. Координация офисной инфраструктуры: -- взаимодействие с поставщиками услуг (связь, курьерские и транспортные службы). Организация корпоративных мероприятий и поздравления сотрудников. Решение текущих хозяйственных вопросов. Достижение: Инициировала и внедрила изменения в процесс передачи информации между отделами, повысив общую эффективность коммуникаций на 40%.

Административная поддержка: -- встреча посетителей (чай, кофе), предоставление необходимой информации, заказ пропусков; прием и распределение входящих звонков, обеспечение офиса расходными материалами и канцелярией. Документооборот и делопроизводство: -- оформление, регистрация и отправка корреспонденции. Подготовка презентаций, таблиц и отчетов по запросу руководства. Формирование и обеспечение сохранности дел согласно номенклатуре. Организационная работа: --организация совещаний, конференций (в т. ч. телефонных, виртуальных и выездных); -- координация корпоративной телефонии и интернет-связи; учёт дней рождений и осуществление поздравлений при необходимости. Организация командировок и визовая поддержка: -- полное сопровождение деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка пакетов документов для получения виз, поиск гида, переводчика, авто и т. п.); оформление командировок сотрудников; Административно-хозяйственное обеспечение: -- координация работы с поставщиками услуг (связь, курьерские службы, транспорт), работа с внешними организациями (нотариус, банк по поручению руководства); заказ печатной продукции в типографиях (печати каталогов и визиток); заказ и организация отправки подарочной продукции к праздникам для партнеров. Достижения: 1) Оптимизировала систему обработки почты, внедрив электронный журнал и базу контрагентов. Время на обработку писем сократилось на 60%, потерянные документы перестали быть проблемой. 2) Систематизировала процесс подготовки документов для деловых виз. В результате сроки их оформления сократились на 40%, количество ошибок уменьшилось на 80%, а процент успешного получения составил 98%.

Поддержание функционирования офиса и административная помощь сотрудникам головного офиса банка: -- обеспечение офиса всем необходимым для работы: от канцелярских товаров до организации поставок питьевой воды и кофе; -- обработка входящей и исходящей почты, работа с курьерскими службами; -- выполнение различных административных поручений руководителей подразделений; -- поддержание порядка в переговорных комнатах и ресепшн-зоне.